Menangani agensi (pelanggan) yang defensif memerlukan pendekatan yang tenang, berfokuskan data, dan empati. Gunakan komunikasi yang jelas, elakkan menuding jari, serta fokus pada penyelesaian masalah bersama (kolaborasi) daripada mencari kesalahan. Fokus pada fakta dan objektif perniagaan untuk mengurangkan reaksi emosi mereka. 

Berikut adalah teknik spesifik untuk menangani agensi yang defensif:

• Kekalkan Ketenangan dan Emosi Neutral: Jangan balas sikap defensif dengan kemarahan. Tetap profesional, tenang, dan objektif untuk meredakan ketegangan.
  
  
• Gunakan Pendekatan "Kita", Bukan "Anda": Tukar ayat tuduhan kepada ayat kolaboratif. Contoh: "Bagaimana kita boleh selesaikan isu ini?" bukannya "Kenapa anda buat silap ini?".
  
  
• Berfokus pada Fakta dan Data: Elakkan kenyataan berbentuk pendapat peribadi. Bawa data konkrit, laporan, atau kontrak asal untuk menyokong maklum balas anda, yang menyukarkan mereka untuk menafikan isu.
  
  
• Jadilah Pendengar yang Aktif: Beri peluang kepada mereka untuk menjelaskan situasi tanpa dipotong. Ini membantu mereka rasa difahami dan menurunkan tahap defensif mereka.
  
  
• Jelaskan Jangkaan dengan Jelas (Clear Expectations): Pastikan skop kerja (SOW) difahami sejak awal untuk mengelakkan salah faham yang membawa kepada sikap defensif. Setiap keputusan yang dibuat bersama perlu bersekali dengan timeline yang munasabah untuk dicapai.
  
  
• Beri Maklum Balas Membina (Constructive Feedback): Gunakan teknik "sandwich" (puji-tegur-puji) dan fokus pada tingkah laku atau hasil, bukannya menyerang peribadi staf agensi.
  
  
• Kenalpasti Punca Sebenar: Cuba fahami sama ada sikap tersebut berpunca daripada beban kerja yang terlalu tinggi, kekeliruan arahan, atau ketakutan kehilangan kontrak. Ingatkan kembali titik perbincangan yang menjurus kepada isu bermula.

Dengan mengamalkan pendekatan yang tidak mengancam (non-treatening), Pegawai agensi lebih cenderung untuk terbuka dan bekerjasama untuk membaiki prestasi mereka. Point plaing penting, kita memudahkan kerja & memperbaiki prestasi mereka untuk mencapai KPI akan berikan kelebihan kepada projek anda.

Sekiranya berminat untuk mendapatkan Notifikasi Sebutharga & Tender seluruh negara tanpa had, jom daftar dengan tenderkini.com. Untuk maklumat lanjut, boleh hubungi team kami ditalian 011-68382278 (Call / WhatsApp).